Dat mensen zaken uitstellen is van alle tijden. In de 19e eeuw had zelfs Victor Hugo, schrijver van onder meer Les Misérables en De klokkenluider van de Notre Dame last van uitstelgedrag. Om zich tot het schrijven te zetten liet hij zich uitkleden door zijn bediende en die mocht niet meer terugkomen tot het afgesproken uur. Maar voordat je nu op kantoor gaat rondhobbelen in je blootje en je naar je leidinggevende toe kan voor je eigen #metoo momentje, heb ik zeven concrete tips om je eigen uitstelgedrag aan te pakken. Want met de huidige informatisering oogt het heel wat slomer als je een e-mail te lang laat liggen dan die brief die per postkoets bezorgd moest worden.
Om je uitstelgedrag aan te pakken moet je allereerst weten hoe deze ontstaat. Kort door de bocht kent uitstelgedrag twee oorzaken: De taak is gewoon stom (of in beter vakjargon: onaangenaam, betekenisloos en/of weinig lonend) of de taak is te spannend (oftewel te uitdagend, te veel en/of te groot).
Of de taak nu stom of te spannend is, ik ga vaak iets anders nuttigs doen. Zo voel ik me niet heel schuldig, want ik ben toch nuttig bezig. Hoewel dit tijdelijk wel werkt gaat dat knagende gevoel helaas niet weg. Maar wat kan je dan wel doen? Is het gewoon stom? Soms hoort een taak, waar je geen zin in hebt, er gewoon bij. Zoals bijvoorbeeld je belastingaangifte.
Amerikaanse politicus Benjamin Franklin wist dat al toen hij zei “…but in this world nothing can be said to be certain, except death and taxes.’’ En toch presteerde vorig jaar nog steeds zo’n 200.000 mensen het hun belastingaangifte niet op tijd in te leveren. Dus of het nou een werk-gerelateerde klus is of je thuisadministratie niet op orde is, je bent zeker niet alleen. Klaar voor stap 1 om dit op te lossen? Vraag je het volgende af: ‘is het een repetitieve taak of eenmalige taak?'
En dan bedoel ik niet afschuiven! Maar heb je een collega die het helemaal niet erg vindt om deze taak uit te voeren? Of is er een leuke overijverige stagiaire die er nog veel van kan leren? Als het jou geen vreugde brengt, wordt het tijd om, om je heen te kijken. En stel jezelf de vraag: Hoort deze taak wel bij jou? En als het toch moet, kan je het dan niet afwisselen met een collega?
Als echte IV-professional had je hier vast al aan gedacht! Kan je de taak (gedeeltelijk) automatisch oplossen? Gaat het om een koppeling? Het vullen van een data tool? Het aanmaken van accounts? Wie weet zijn er meer oplossingen dan je denkt.
Heb jij nog steeds een taak onder in je postvak staan waar je nog steeds niet aan toe gekomen bent? Maar is diegene die erom heeft gevraagd is er ook nooit op terug gekomen? In plaats van de klus te gaan klaren, communiceer dan dat je het niet gaat doen. Komt diegene daar vanzelf op terug als het echt relevant is. Op deze manier zorg je er wel voor dat het initiatief bij de ander komt te liggen. Wanneer de ander er alsnog op terug komt, kan je (opnieuw) het gesprek aangaan over mogelijkheden en verwachtingen. Is de conclusie dat het echt moet? En dat jij het dat moet zijn? Zit er nog maar één ding op…
Plan het dan in je agenda, probeer alle vormen van afleiding uit te zetten, zet een wekker van 20 of 30 minuten en je favoriete muziek op standje irritant voor de buren of je collega.
Gewoon doen! Die uitspraak heb ik in deze context nooit begrepen. Als ik het gewoon kon doen, had ik het namelijk allang gedaan! En daar zit voor mij nou net de crux. Ik vind het spannend om nog een keer dezelfde vraag te stellen aan een collega, bijvoorbeeld omdat ik zijn of haar reactie niet kan inschatten en stel het daarom maar uit. Een andere optie is dat ik op mijn vrije vrijdag wel allang bedacht heb hoe het eruit zou moeten zien, maar op maandag heb ik in de waan van de dag allerhande andere taken wel volbracht, maar mijn mooie plan van vrijdag heeft geen enkele vorm gekregen. Ik zie bomen, maar geen bos. En de vraag is dan: weet je niet waar je moet beginnen of durf je niet?
Tijd om je innerlijke Alice in Wonderland te omarmen! In het boek van Lewis Carroll staat “If you don’t know where you’re going, any road will take you there.” Wees nieuwsgierig en start daar.
In je hoofd heb je vast al het perfecte plaatje van hoe je het zou willen! Maar die stap naar de praktijk is tot nu toe een onoverkomelijk obstakel. Neem dan de taak niet zo serieus en probeer eerst maar eens het minimale te maken en daar vrede mee te hebben.
Praat er over met je collega of leidinggevende en vraag om hulp. Dit kan door het afspreken van een deadline of met hem of haar sparren over waar je moet beginnen. Weet je inhoudelijk te weinig over het onderwerp? Vraag het aan een ervaren collega of zoek extern naar het antwoord, bijvoorbeeld op onze community of bij een leverancier.
‘Ik moet werken aan project X’ en dan naar je computer staren is natuurlijk kansloos. Dus tijd voor concrete en kleine taken. En dan ook écht klein. Moet je bijvoorbeeld een autorisatiematrix maken? Dan is een concrete, kleine taak: ik ga bepalen welke functies leesrechten moeten hebben. Een aantal kleine taken verder veranderen jouw bomen vanzelf weer in een bos.
Ben jij na het lezen van dit artikel nog steeds een echte uitsteller en ga jij ondanks deze tips binnenkort weer sorry moeten zeggen? Één troost; onderzoek wijst uit dat als je veel uitstelt je waarschijnlijk wel heel flexibel en creatief bent. En blijf het proberen! Check de beslisboom om te bepalen wat je moet doen, ieder keer dat het wel lukt is winst!