In mijn recente contacten met functioneel beheerders is steeds vaker het "ontbreken van draagvlak voor functioneel beheer in de tactische en strategische organisatielaag" onderwerp van gesprek. Als functioneel beheerder moet men niet zelden het eigen bestaansrecht bewijzen tegenover managers en directeuren: "Waarom schakelen we eigenlijk niet gewoon rechtstreeks met ICT?".
In veel organisaties is het functioneel beheer op operationeel niveau redelijk goed belegd. Functioneel beheerders verzetten bergen met werk en vormen een prima schakelpunt tussen veeleisende eindgebruikers en druk bezette IT-afdelingen. De oorsprong hiervan is vaak te vinden in het feit dat in het verleden eindgebruikers en IT-ers elkaar niet altijd even goed begrepen, met alle gevolgen van dien. Logisch gevolg was dat IT-ers die goed met de business kunnen communiceren en/of eindgebruikers met affiniteit met ICT aan de slag zijn gegaan als functioneel beheerder. Zaken als incidentenbeheer, changes beschrijven en doorvoeren en het ontwikkelen van handleidingen en documentatie werden opgepakt en langzaamaan geprofessionaliseerd.
Toch lopen functioneel beheerders vaak tegen onbekendheid en onbegrip aan vanuit het management. Veel managers zijn onbekend met functioneel beheer en de daarbij behorende taken, verantwoordelijkheden en doelstellingen. Het woordje "beheer" helpt hier ook niet in mee, veel te vaak wordt dit geassocieerd met inhoudelijke IT. Daarnaast is functioneel beheer vaak lastig te positioneren ("Horen ze nu bij de business of bij ICT?") en verricht men lastig te kwantificeren werkzaamheden. Bijkomend nadeel is dat veel functioneel beheerders heel erg druk zijn maar niet altijd kunnen uitleggen waarmee ze nu zo druk zijn. Op zich is het dus niet verwonderlijk dat men op managementniveau niet altijd weet wat men met deze groep aan moet, laat staan dat men de meerwaarde voor de organisatie inziet.
Een bedrijf dat op het juiste moment kan beschikken over de juiste informatie heeft een directe voorsprong op de concurrentie, dat zal geen enkel MT ontkennen. Maar dit vraagt dus wél om een goede borging van de verantwoordelijkheden op het gebied van de informatievoorziening in alle organisatielagen! Mijn advies: borg functioneel beheer zo hoog mogelijk in de organisatie. Maak een MT-lid verantwoordelijk voor de invulling van het informatiemanagement en functioneel beheer op strategisch niveau. Zorg voor een goede manager met helicopterview voor zaken op tactisch niveau als behoeftemanagement, contractmanagement en aansturing van de operationele taken. En uiteraard moet op operationeel niveau de uitvoering ook aan de juiste mensen worden overgelaten. Alleen dan kan functioneel beheer echt renderen en zal het meer dan substantieel bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Gepubliceerd in
