Toch is de zomervakantie bij uitstek een periode waarin juist functioneel beheerders hun positie en activiteiten eens tegen het licht kunnen houden. De druk van de dagelijkse activiteiten wordt iets minder en er komt tijd beschikbaar waarin we een stapje terug kunnen doen en ons werkveld eens van een afstandje kunnen beschouwen. Zijn we nog op de goede weg? Wat kunnen we doen om ons werk beter te doen en/of makkelijker te maken? Houden we ons met de juiste zaken bezig? De antwoorden op deze vragen kunnen je helpen om in september weer een stap te zetten naar een verdere professionalisering van functioneel beheer. Wat wordt jullie aandachtspunt deze zomer? De positionering van functioneel beheer in de organisatie? Het (verder) uitwerken van de eigen werkprocessen? Of toch het uitbreiden van de altijd achterstallige documentatie?
Ik vraag me af welke aspecten het meest zinvol zijn om te beschouwen tijdens de zomermaanden. De positionering van functioneel beheer in de organisatie is vaak iets wat niet zomaar aan te pakken valt. Hoewel bijzonder belangrijk, dit is meer iets wat een lange adem vergt en veel "masseren" vraagt van de juiste mensen in de organisatie. Dat is lastig als deze mensen afwezig zijn... Documentatie is altijd achterstallig en dat zal ook nog wel een tijdje zo blijven. De vraag is of het veel zoden aan de dijk zet om daar één zomer lang flink aan te trekken. Documentatie zou altijd een belangrijk aandachtspunt moeten zijn. Ik ben er dan ook van overtuigd dat je dan de volgende zomer er achter komt dat de documentatie alweer een jaar achter loopt....
Mijn bescheiden mening is dat het beschouwen van de eigen processen de meest waardevolle excercitie kan zijn in de zomer. Doen we de zaken die we moeten doen en doen we die zaken zoals we ze horen te doen? Niet zelden kom je er achter dat zaken efficiënter, makkelijker of sneller kunnen. Hang een groot papier op de werkkamer en ga in korte sessies van maximaal een uur gezamenlijk de huidige processen in kaart brengen. Gewoon met je collega's, een setje stiften, een open vizier en veel plezier. Je zult zien dat de huidige functioneel beheer processen complexer zijn dan je denkt. En dat sommige zaken die vanzelfsprekend lijken, dat eigenlijk helemaal blijken niet zijn. Ik garandeer dat er zeker enkele quick wins te benoemen zijn. En wat is er mooier dan je eindgebruikers en managers na de zomer te verrassen met een efficiëntere en beter opererende Functioneel Beheer afdeling?
Ik wens jullie een goede vakantie, een zonnige zomer en heel veel succes!