Waarborg kwaliteit met scrum en informatiemanagement

Ik geloof sterk in de waarde van goed informatiemanagement. Het is de sleutel tot kwaliteit, continuïteit, beheersbaarheid en betrouwbaarheid. Door systemen optimaal te ondersteunen, wordt de business ontzorgd, zodat zij zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.

Functioneel beheer fungeert als de brug tussen ICT en business. Het team adviseert beide partijen bij veranderingen die de informatievoorziening raken. Hun rol is tweeledig: ze waarborgen continuïteit én denken strategisch mee over toekomstige ontwikkelingen.

Operationeel gezien is functioneel beheer onmisbaar, terwijl de informatiemanager op tactisch en strategisch niveau opereert. Deze rol richt zich op marktontwikkelingen, het gebruik van systemen binnen de organisatie en het borgen van visie en strategie in de informatievoorziening. Met een duidelijke visie op de waarde van informatievoorziening bewaakt de informatiemanager voortdurend de aansluiting hiervan binnen de organisatie.

Een informatiemanager de nieuwe product owner?

De informatiemanager en functioneel beheerder vormen een hechte tandem. De informatiemanager zorgt ervoor dat functioneel beheerders de visie op informatiemanagement begrijpen en voortdurend toetsen. Samen ondersteunen zij de communicatie tussen business en ICT op alle niveaus. Hun gezamenlijke doel: de organisatie verder helpen met oplossingen die niet alleen duurzaam en efficiënt zijn, maar ook de kwaliteit, beheersbaarheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening waarborgen. Zowel nu als in de toekomst.

Organisatorische wensen worden zorgvuldig getoetst. Kan een oplossing technisch worden ontwikkeld? Natuurlijk. Maar is deze ook beheersbaar? Die vraag blijft cruciaal.

Na een tweedaagse training als Scrum Product Owner is mijn blik verder verscherpt. Naarmate ik meer inzicht kreeg in de rol van product owner, werd het steeds duidelijker: de traditionele informatiemanager lijkt in veel opzichten op de moderne product owner. Een gewaagde uitspraak? Misschien. Maar zeker niet ondenkbaar.

De raakvlakken tussen scrum en informatiemanagement

Scrum draait om effectiviteit en waardecreatie. Alles wat ontwikkeld wordt, moet business value toevoegen. De product owner speelt hierin een cruciale rol: hij of zij is verantwoordelijk voor het succes van het product en het maximaliseren van de waarde. Dit omvat het bepalen van welk product gebouwd wordt en waar de prioriteiten liggen. Klinkt herkenbaar?

De product owner opereert zowel strategisch als tactisch. Op strategisch niveau gaat het om het vormen en communiceren van een heldere visie op het eindproduct, het volgen van marktontwikkelingen en het beheren van de roadmap. Herkenbaar? Op tactisch niveau richt de product owner zich op het plannen van releases, het beheren van de product backlog en het deelnemen aan scrum-meetings. Deze rol vraagt om het balanceren van belangen, inzicht in organisatie- en marktontwikkelingen en het voorbereiden van stakeholders op aankomende releases. Nogmaals: herkenbaar?

Tijdens mijn training leerde ik dat Scrum werkt met een definition of done: een set criteria die de kwaliteit van het op te leveren product garandeert. Dat vind ik een intrigerend concept. Vanuit mijn ervaring met informatiemanagement roept het echter ook vragen op. Hoe borgen we kwaliteit en waarde, niet alleen binnen Scrum, maar ook in het bredere kader van informatievoorziening?

Het debat: past informatiemanagement in scrum?

De discussie over informatiemanagement en Scrum speelt al langer. Moet een functioneel beheerder deel uitmaken van het Scrum-team? Kan functioneel beheer überhaupt Agile/Scrum werken? En de informatiemanager, wat is zijn rol in dit plaatje? Het lijkt alsof er oneindig veel beren op de weg staan.

Maar wat mij betreft is dit niet de kernvraag. Het draait niet om de vraag of functioneel beheer en informatiemanagement Scrum kunnen omarmen, maar om hoe de organisatie als geheel ingericht is om dit mogelijk te maken. Als je kiest voor Agile of Scrum als werkwijze – als een echte way of life – moet de hele organisatie hierop zijn afgestemd. Alleen dan kun je het maximale uit waardecreatie halen.

Scrum rust op waarden zoals moed, focus, commitment, respect en openheid. Het vraagt een duidelijke houding, specifieke regels en een multidisciplinaire aanpak om producten volledig op te leveren. Als slechts een deel van de organisatie volgens deze principes werkt, terwijl de rest andere waarden en werkwijzen hanteert, ontstaat er onvermijdelijk frictie.

Dus als het gaat om de vraag of functioneel beheer en informatiemanagement Scrum zouden moeten omarmen, is mijn antwoord simpel: zolang de organisatie als geheel niet ademt en leeft volgens deze principes, zijn we wat mij betreft done.

Defiition of done; waarde borgen nu en in de toekomst

Een essentieel criterium dat altijd in een definition of done moet worden opgenomen, is het waarborgen van blijvende waarde. Het is niet genoeg dat een nieuw product – of dat nu een functionaliteit, proceswijziging, of compleet systeem betreft – waarde toevoegt bij oplevering. Het moet die waarde ook behouden nadat het in gebruik is genomen, zonder dat het problemen veroorzaakt.

Om dit te realiseren, moet de kwaliteit van het product vanaf het begin stevig geborgd zijn. Dit betekent dat functioneel beheer nauw moet samenwerken met ontwikkelaars om ervoor te zorgen dat het product beheersbaar blijft. Zonder deze samenwerking staat de kwaliteit al bij voorbaat onder druk. Als functioneel beheerders niet weten wat zij moeten beheren, kan er van duurzame waarde geen sprake zijn.

In de definition of done moeten daarom de volgende vragen worden opgenomen en beantwoord:

• Zijn er koppelingen met andere systemen die moeten worden getest en geïmplementeerd?
• Vereist het nieuwe product aanvullende functionele inrichting?
• Zijn architectuur- en beveiligingsaspecten onderkend en verwerkt in het product?
• Zijn er extra beheeractiviteiten nodig, en zijn de beoogde functioneel beheerders hiervoor opgeleid of geïnstrueerd?
• Moeten gebruikers worden geïnformeerd of getraind om effectief met het nieuwe product te werken?
• Zijn processen en werkinstructies aangepast en beschikbaar om de organisatie te ondersteunen bij het gebruik van het product?

Een goede definition of done gaat dus verder dan oplevering; het richt zich op de beheersbaarheid en duurzaamheid van waarde. Dit vraagt om samenwerking en voorbereiding op alle niveaus binnen de organisatie.

Samenwerken voor kwaliteit

Er zijn natuurlijk nog meer aandachtspunten te bedenken die in de definition of done geborgd zouden moeten worden. Het doel is immers om gezamenlijk kwalitatief hoogwaardige en waarde toevoegende producten op te leveren waar iedereen blij van wordt – niet alleen vandaag, maar ook morgen.

Daarom is de discussie of functioneel beheer en/of de informatiemanager onderdeel moet zijn van Agile/Scrum in mijn ogen overbodig. Wat echt telt, is dat je als organisatie de juiste inrichting kiest. Als je besluit Agile/Scrum te omarmen, moet iedereen binnen de organisatie in staat worden gesteld om vanuit die werkwijze te handelen. Alleen dan kun je producten leveren die niet alleen voldoen aan de verwachtingen, maar ook duurzame waarde toevoegen.

Dus… are we done?