Hiermee is het een feit: De rol van informatiemanagement wordt steeds belangrijker.
Je hoort steeds meer over data-driven organisaties… Op zich spreekt het woord voor zich, al vraag ik me af hoeveel organisaties zich écht hebben verdiept in wat dat dan precies inhoudt. Data-driven zijn betekent namelijk nogal wat… Data-driven betekent in brede zin dat beslissingen worden genomen of vooruitgang wordt geboekt op basis van data.
Daar word ik persoonlijk wel wat zenuwachtig van gezien het feit dat maar weinig organisaties hun data huishouding echt op orde hebben.
Met name het borgen van het juist uitvoeren van de processen en verwerken van gegevens (die leiden tot data die gebruikt gaat worden om besluiten te nemen die grote impact kunnen hebben op de organisatie) lijkt nog weinig goed geborgd.
Hier komt wat mij betreft het informatiemanagement (IM) om de hoek kijken.
Mijns inziens zijn dat de mensen die regie moeten hebben en houden op alle informatie die door een organisatie heen stroomt. Want één van de belangrijkste taken van IM, het woord zegt het al, is het managen van informatie.
Het in grip hebben, in grip houden en kwaliteit borgen van de informatievoorziening.
Dit kan op allerlei manieren geborgd worden; Vooraf, tijdens, achteraf, informerend, signalerend. Ofwel maatregelen bedenken en treffen wanneer er grote risico’s zitten in het proces van het verwerken van de juiste data; afgevangen door het systeem, dan wel in het proces, dan wel in signaleringsrapportages. Dit lijkt een hell of a job, maar dat mag geen reden zijn om het niet te doen.
Nu we het toch hebben over de rol van IM; ervan uitgaande dat ik gelijk heb over waar IM van is wil ik nog iets onder de aandacht brengen;
De informatievoorziening van een organisatie is het geheel van mensen, middelen en processen, gericht op de informatiebehoefte van die organisatie. Mensen, middelen en processen... Wanneer we dit goed begrijpen en tot ons door laten dringen betekent dit dus dat de IM niet alleen verantwoordelijk is voor de informatiesystemen…
Ik denk dat als IM zich meer gaat richten op het geheel van mensen, middelen en processen en de verantwoordelijkheid neemt op dit gegeven er pas écht verschil gemaakt kan gaan worden en organisaties kunnen gaan helpen om de boel op orde te krijgen en te houden.
Informatievoorziening bestaat uit mensen, middelen en processen
Als we ons bewust zijn van het feit dat informatievoorziening bestaat uit mensen, middelen en processen gaan we heel anders acteren als het gaat om het krijgen en behouden van kwaliteit. Ik wil dit toelichten aan de hand van onderstaande spin.
Waarbij ik geloof dat IM de spin in het web is als het gaat om de betrouwbaarheid van je informatie te borgen.
Vandaag de dag is er geen enkele verandering in de organisatie die geen impact heeft op je IV. Geen één.
Verandert er iets in het proces dan moet er gekeken worden of beleid/wet-en regelgeving nog steeds geborgd is, of het systeem dit proces ook op die manier nog steunt, of de mensen het nieuwe proces kennen, snappen en uitvoeren.
Verandert er iets in beleid, wet- en regelgeving, dan moet er gekeken worden of het proces aangepast moet worden, systemen aangepast moeten worden om de nieuwe wet- en regelgeving te borgen of de oude voorwaarden eruit gehaald moeten worden, en mensen moeten op de hoogte gebracht worden van de wijziging.
Verandert er iets in het systeem (bijvoorbeeld door een nieuwe versie update), dan moet weer gecontroleerd worden of beleid, wet- en regelgeving nog steeds geborgd is, nagegaan worden of het uitvoerende proces niet in de knoop komt en mensen wellicht opnieuw geïnstrueerd moeten worden.
Links- of rechtsom: elke verandering op welk vlak dan ook moet op de één of andere wijze geborgd worden op alle andere vlakken om te borgen dat informatie steeds juist verwerkt wordt.
Wie is er verantwoordelijk voor het borgen van veranderingen?
Als we dan gaan kijken wie verantwoordelijk is om veranderingen te borgen, heeft iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid en belangen.
De business is verantwoordelijk voor het juist uitvoeren van hun primaire proces. We kunnen het ze niet kwalijk nemen dat wanneer er in het proces iets verandert zij niet direct denken aan de impact op het systeem. Zij gebruiken het systeem, ze zijn er niet verantwoordelijk voor.
Als het gaat om het borgen van een proces in het systeem, kun je het ICT niet kwalijk nemen dat zij zich niet bewust zijn van het feit dat een aanpassing wellicht impact heeft op het proces. Zij zijn verantwoordelijk voor de infra en beschikbaarheid… Niet voor het functioneel goed werken.
Beleid, wet – en regelgeving, tja… dat is gewoon een feit, een gegeven en dit moet geborgd worden in de uitvoering. De impact hiervan en wat er dan binnen een organisatie allemaal moet gebeuren moet wel breed verwerkt worden, maar... staat dit bij iemand in zijn profiel?
Hoe dan?!
Kom ik terug bij IM, dit zijn in mijn ogen de enige spelers in het veld die dit alles zouden moeten kunnen overzien, want hun verantwoordelijkheid is de kwaliteit van de informatievoorziening borgen en dit is het geheel van mensen, middelen en processen. Zij moeten dus kunnen acteren op de mogelijke veranderingen op alle vlakken, zodat steeds de consequenties hiervan binnen een organisatie geborgd kunnen worden.
Nu hoor ik iedereen denken; ja lekker, met 20 lopende projecten en alle andere gekkigheden, hoe dan?!
Goeie vraag… Maar wat ik dan ook een goede vraag vind: hoe kunnen er zoveel projecten lopen zonder dat IM hier een prominente rol in heeft, zodat de kwaliteit niet onder druk komt te staan?
De druk op functioneel beheer en informatiemanagement wordt steeds groter. Deze worden vaak achteraf geconfronteerd met voldongen feiten.
Toch geloof ik erin dat wanneer dit gaat landen en deze groep de regie kan gaan voeren op het gebruik en ontwikkeling van de informatievoorziening, op korte en lange termijn en alles wat daartussen zit, het met de kwaliteit van de data een stuk beter gesteld zou zijn en organisatie met minder risico’s inderdaad besluiten kan nemen op basis van data.
Gepubliceerd in
