Functioneel beheer opheffen?

Ben jij klaar met het blussen van brandjes als Functioneel Beheerder? Wil je meer waarde leveren voor je organisatie? In deze blog lees je hoe je proactief kunt bijdragen aan de kwaliteit van de informatievoorziening en Functioneel Beheer echt op de kaart zet. Ontdek welke rollen je kunt vervullen en vergroot de impact van je werk!

Is incidenten oplossen de echte meerwaarde?

In mijn werk kom ik nog vaak Functioneel Beheer teams tegen die vooral bezig zijn met het oplossen van incidenten. Ze worden wel eens de ‘brandweerlieden’ genoemd, die continu brandjes aan het blussen zijn. En ik wil benadrukken dat deze collega’s dit werk altijd met veel inzet, betrokkenheid en een dienstverlenende houding doen, waar je alleen maar respect voor kunt hebben.

Maar is dit de echte meerwaarde van Functioneel Beheer? Naar mijn mening niet. Sterker nog, ik heb in sommige gevallen gezien dat organisaties zelfs overwegen Functioneel Beheer op te heffen, omdat ze vinden: ‘Ze doen hetzelfde als de ICT helpdesk. Incidenten oplossen. Waarom hebben we die dure mensen dan nog nodig?’ Alleen incidenten oplossen is dus niet genoeg om als Functioneel Beheerder waarde toe te voegen, zeker niet als je wordt gezien als de ‘brandweerman’ of -vrouw die alleen in beeld komt wanneer er iets misgaat.

Functioneel beheer in zijn kracht

De echte meerwaarde van Functioneel Beheer zit juist in het voorkomen van problemen. Dit doe je door actief in gesprek te blijven met de mensen voor wie je het doet: het management en de medewerkers van de business. Jij zorgt ervoor dat zij altijd kunnen rekenen op de juiste informatievoorziening, met de functionaliteit die voor hen het meeste waarde heeft. En je ondersteunt hen ook bij het gebruik van die functionaliteit.

Wat betekent dit nu concreet? Je:

Optreedt als adviseur en ‘IV-expert’, gebaseerd op jouw kennis van de ondersteunde businessprocessen en de bestaande informatievoorziening (in die volgorde).
De business ontzorgt door hun behoeften om te zetten in concrete eisen en criteria, en deze vervolgens vertaalt naar mogelijke oplossingen (al dan niet geautomatiseerd).
Adviseert over deze oplossingen en helpt een gedegen, goed onderbouwde besluitvorming te realiseren.
Tijdens de uitvoering van de oplossing de kwaliteit bewaakt, risico’s signaleert, het uiteindelijke resultaat test en adviseert over wel of niet live gaan.

De belangrijke rol van relatiemanagement

Daarnaast blijf je voortdurend de benodigde afstemming en samenwerking bewaken met alle relevante stakeholders, en blijf je dat ook doen tijdens het gebruik en beheer van de oplossingen. Omdat we werken in een ‘mensenvak’ is stakeholder- en relatiemanagement een van de belangrijkste pijlers voor goed Functioneel Beheer. Dit lukt alleen als we ervoor zorgen dat we niet achter een scherm blijven zitten.

De meerwaarde van Functioneel Beheer

Kortom, de meerwaarde van Functioneel Beheer zit vooral in rollen zoals adviseur, kwaliteitsbewaker en regisseur voor de informatievoorziening van de business. Deze rollen blijven hetzelfde, ongeacht de standaarden of methodieken die we gebruiken. De standaarden bepalen hooguit de manier waarop we de activiteiten uitvoeren, maar de rollen en de waarde blijven onveranderd.

Natuurlijk zullen incidenten nooit helemaal te voorkomen zijn, en blijven ze een onderdeel van het vak. Maar door de juiste invulling van de geschetste rollen kun je het aantal incidenten wel minimaliseren. Hierdoor kun je je energie steken in de zaken die echt toegevoegde waarde leveren, en zo Functioneel Beheer op de kaart zetten.

Dus Functioneel Beheer opheffen? Echt niet! Deze rol is essentieel voor het succes en de continuïteit van de organisatie.