Proactief functioneel beheer; richt je op je cirkel van invloed!

Proactief zijn, het staat in elke functieomschrijving en vacature van een functioneel beheerder. Hoogstwaarschijnlijk zal ook elke functioneel beheerder zeggen dat het een van de meest belangrijke competenties is die een functioneel beheerder moet bezitten. Maar ik heb gemerkt dat het begrip “proactiviteit” hetzelfde probleem kent als het begrip “functioneel beheerder”; vraag 10 mensen om een definitie ervan en je krijgt minstens 6 verschillende antwoorden. Velen zullen antwoorden dat het initiatief nemen of het voorkomen van situaties is. Een enkele functioneel beheerder zal wellicht nog zeggen dat het ‘de regie pakken’ is. Maar naar mijn mening is ‘bewust even niets doen’ ook een vorm van proactiviteit, toch? Dus wat betekent ‘proactief zijn’ nu precies en wat houdt dit voor functioneel beheerders in?

Wat is proactief zijn?

Proactief zijn is een vorm van handelen. Het is een gevolg van gedrag. In zijn wereldwijde bestseller “De 7 eigenschappen van effectief leiderschap” stelt Stephen Covey dat er allerlei zaken zijn waar we in meer of mindere mate betrokken zijn en die ons gedrag kunnen bepalen; gezondheid, kinderen, moeilijke managers die jou niet begrijpen, andermans kinderen, koppige systeembeheerders, conflicten in het midden-oosten, het weer, enzovoorts, enzovoorts.

Hier zitten veel zaken tussen waar we nauwelijks of geen invloed op uit kunnen oefenen en waar je makkelijk ‘afstand van kan nemen’. Zodat je er mentaal of emotioneel niet meer zo veel mee te maken hebt. Sommigen van jullie zullen bijvoorbeeld misschien een gevoel van teleurstelling voelen opkomen als de laatste warme zomerdag tot zijn einde komt en de herfst zijn intrede doet. Maar de aarde beweegt nu eenmaal op zo’n manier dat we hier met jaargetijden te maken hebben. Daar kun je vrij weinig aan veranderen. Dus moet je dit met een glimlach bekijken. Leg het eenvoudig naast je neer en besteed er verder geen tijd en energie aan.

Alle zaken waar je wel tijd en energie aan besteedt vallen volgens Covey in je ‘cirkel van betrokkenheid’. Hierin zitten zeker zaken waar je nog steeds niet echt invloed op hebt maar op anderen wel degelijk. Die dingen waar je wel invloed op uit kunt oefenen vallen in een nog iets kleinere cirkel; de cirkel van invloed.
 

Proactieve mensen richten zich vooral op die cirkel van invloed en spannen zich in voor zaken waar ze echt iets aan kunnen doen. Zij laten zich leiden door hun waarden, hebben oog voor de realiteit en weten waaruit de behoefte bestaat. Dus proactief zijn is meer dan alleen initiatieven nemen. Het is je verantwoordelijkheid nemen over het nemen van je eigen keuzes.

De proactieve functioneel beheerder

De proactieve functioneel beheerders zullen dus eerst voor zichzelf bepalen waar zij veel of weinig invloed op hebben, om vervolgens hun tijd en energie te stoppen in alle dingen die binnen hun cirkel van invloed liggen. Zij laten zich niet leiden door ‘de waan van de dag’ en hun proactieve houding heeft tot gevolg dat business managers of IT managers niets ‘op hun bordje schuiven’. Sterker nog, de proactieve functioneel beheerders zullen uiteindelijk zien dat er nagenoeg geen enkele belangrijke beslissing binnen de organisatie gemaakt wordt zónder dat zij daarin worden betrokken.

Veel functioneel beheerders zullen helaas niet in zo’n situatie zitten en dus is de voor de hand liggende vraag; hoe vergroot ik mijn cirkel van invloed? Het antwoord is simpel; door je te focussen op die cirkel van invloed. Begin bijvoorbeeld eens een dag met het letten op je eigen uitspraken en die van mensen in je omgeving, hoe vaak jij of zij reactieve taal gebruiken.

 
Richt je hiernaast op jouw krachten. Verander je perceptie op omstandigheden waar je weinig of niets aan kunt doen. Speel in op wensen en presteer daarin boven verwachting. Dit zijn allemaal zaken waar jij als functioneel beheerder direct invloed op hebt.

De proactieve functioneel beheerders die zich vooral op hun cirkel van invloed richten spannen zich in voor zaken waar ze echt iets aan kunnen doen en hebben daardoor een positieve energie die zich steeds verder uitstrekt en hun cirkel van invloed vergroot. Zolang je als functioneel beheerder actief blijft binnen je cirkel van betrokkenheid en je dus laat leiden door de waan van de dag, krijgt alles wat zich in die cirkel bevindt greep op je en zal er geen positieve verandering teweeg gebracht worden. Om in Postbus 51-achtige termen te spreken; “een betere IV begint bij jezelf!”.