“KNMI geeft code geel af.” “Ten gevolge van de sneeuw is er kans op gladheid”. “Er kan op veel plaatsen 1-3 cm sneeuw vallen”. “De NS rijdt morgen met een aangepaste dienstregeling vanwege sneeuw”. “Monsterspits verwacht.” Het nieuws stroomde over met waarschuwingen tijdens de eerst verwachtte sneeuwval van het winterseizoen. Zelf was ik zo ‘slim’ om lekker, met m’n sloffen aan en een grote mok warme chocomel (met slagroom) bij de verwarming thuis te gaan werken. Want ik ga toch zeker na al die meldingen en nieuwsberichten niet de weg op?!
Uiteindelijk, 4 koppen warme chocomel verder, keek ik naar buiten en zag nog steeds de (inmiddels met mos begroeide) tegels van de tuin. Nog geen vlokje sneeuw gezien. Uiteindelijk zijn er aan het eind van de middag inderdaad 5 vlokken sneeuw gevallen en lag er een doorzichtig wit laagje op de grond. Was dat waar het grote boze journaal het over had?
Zodra Piet Paulusma (in mijn hart natuurlijk nog steeds dé weerman van ons land), Gerrit Hiemstra of een andere weerman/vrouw het heeft over sneeuw gebeurt er iets bijzonders in Nederland. Er ontstaat bij de gemiddelde Nederlander paniek, chaos en kortsluiting. Maar gezien er de laatste keer ook maar 5 vlokken waren gevallen vraag ik me af of al die paniek nou wel nodig is. Zouden we er niet voor kunnen zorgen dat we elkaar gepast waarschuwen, zonder de paniekfactor?
Op zich is de omschrijving ‘code geel’, zoals het KNMI roept, natuurlijk al vrij spannend. Niemand weet eigenlijk precies wat het betekent, maar het staat voor de meesten van ons gelijk aan, gevaar en paniek. Vanuit daar steken we elkaar ook een beetje aan met de paniek die er ontstaan is door de twee woorden ‘code’ en ‘geel’ (en de 38 onheilspellende nieuwsberichten niet te vergeten). De een maakt het nog spannender dan de ander. En al die paniekreacties samen, zorgen weer voor chaos en de rest van het verhaal ken je vast wel.
Het sneeuwbaleffect dus, hoe toepasselijk! Diezelfde paniek die code geel creëert wordt natuurlijk ontzettend versterkt doordat iedereen naar elkaar begint te roepen dat het zo spannend gaat worden en je beter niet de weg op kunt gaan. Waar om 8 uur ’s ochtends volgens de lokale weerman nog maar 2 cm sneeuw zou vallen, hoor je om 10 uur bij de koffieautomaat al collega’s roepen dat ze op tijd naar huis gaan omdat er wel 7 cm sneeuw zou gaan vallen. Het weerbericht geeft echter nog steeds 2 cm aan. Maar in de beleving van de collega is het toch al iets meer geworden doordat 2 cm in het volgende gesprek stiekem al snel 3 cm wordt, en tja, als het dan toch al 3 cm is geworden kan de volgende er net zo goed 4 cm sneeuw van maken! Want een spannend verhaal is altijd beter toch?
We zouden in plaats van ‘code geel’ ook kunnen zeggen “hé, het gaat sneeuwen, daardoor zal je iets beter op moeten letten op de weg en je handen goed aan het stuur moeten houden”. Voel jij paniek? Ik niet. Het klinkt mij meer als een duidelijke heads-up. Dan is iedereen ook alert, weten we wat er gaat komen en zijn we (mentaal) voorbereid.
Zo werkt het natuurlijk ook in de prachtige wereld van het Functioneel Beheer en Informatie Management. Als we onze informatie niet bij de juiste personen inwinnen, als we onze afspraken niet helder hebben en als we niet de volledige informatie hebben, kan er nogal chaos ontstaan. De taak van de functioneel beheerder ligt onder andere bij het creëren van duidelijkheid. Bijvoorbeeld door goed door te vragen naar de wensen en behoeften.
We kunnen van de collega’s bij de koffieautomaat leren dat het belangrijk is onze informatie direct bij de bron te halen, zodat onderweg de informatie niet escaleert naar extreme variant van de oorspronkelijke boodschap.
Win je informatie dus in bij je juiste bronnen en vorm hier zelf een standpunt in en maak niet van een muis (of 3 cm sneeuw) een olifant (7cm sneeuw). Laat je niet ondersneeuwen door chaos van buitenaf!