Een goed functionerende afdeling functioneel beheer is cruciaal voor het succes van een organisatie. Toch blijkt het positioneren van deze afdeling in de praktijk vaak een uitdaging. Functioneel beheer bevindt zich precies op het snijvlak van business en ICT, waardoor het risico bestaat dat de afdeling onvoldoende wordt betrokken bij besluitvorming en projecten. In deze blog bespreken we de kenmerken van een zwakke positionering, het belang van mandaat en draagvlak, en de rol van de juiste mensen binnen functioneel beheer. Met de juiste aanpak kan deze afdeling uitgroeien tot een onmisbare krachtbron binnen de organisatie.
Herkenbare symptonen van een zwakke positie
Een niet goed gepositioneerde afdeling functioneel beheer is eenvoudig te herkennen. Functioneel beheerders worden vaak gepasseerd, hebben weinig tot geen invloed op besluitvorming, worden te laat of helemaal niet betrokken bij projecten en zitten – soms letterlijk – te ver van hun stakeholders vandaan. Veel managers en directeuren worstelen met de juiste positionering van functioneel beheer. Dit komt doordat de afdeling precies tussen de business en ICT in valt.
Mijn voorstel is dan ook om functioneel beheer te positioneren als stafafdeling onder het (afdelings)management. De afdeling moet worden ondergebracht daar waar de ‘macht’ ligt. Draagvlak is hierin essentieel en moet door het management worden gecreëerd en geborgd.
Meer dan alleen draagvlak
Met enkel het juiste draagvlak ben je er nog niet. Functioneel beheer kan alleen haar meerwaarde tonen als er helderheid is over het mandaat van de afdeling. Duidelijke procedures en processen, ondersteund door aansturing vanuit de lijn, zijn hierin cruciaal. Het management moet actief uitdragen dat functioneel beheer een onmisbare schakel is in het ondersteunen en verbeteren van dagelijkse bedrijfsprocessen.
Eindgebruikers en ICT-leveranciers moeten weten wanneer en waarom ze met functioneel beheer moeten schakelen. Hier ligt ook een belangrijke verantwoordelijkheid bij de functioneel beheerders zelf. Als de afdeling haar meerwaarde niet zichtbaar maakt, wordt het moeilijk om de eigen positie te behouden.
De juiste mensen op de juiste plek
Naast positionering en mandaat is het van groot belang dat functioneel beheer wordt ingevuld door de juiste mensen. Niet iedere vlot sprekende ICT’er is automatisch een goede functioneel beheerder. Proceskennis weegt in deze functie vaak zwaarder dan applicatiekennis, hoewel dit in de praktijk niet altijd wordt erkend.
Een goede functioneel beheerder is iemand die:
-
Liever drie keer dezelfde vraag stelt dan een verkeerde aanname doet.
-
Begrijpt hoe politieke verhoudingen werken en hoe deze het proces beïnvloeden.
-
Kennis heeft van de inhoudelijke processen binnen de organisatie.
-
Niet voor, maar met ICT’ers kan praten en denken.
De balans in de driehoek
Zonder de juiste mensen, een duidelijk mandaat en een sterke positionering zal de afdeling functioneel beheer nooit optimaal functioneren. Er zal altijd een onevenwichtige ‘hang’ zijn naar een bepaalde kant van de driehoek tussen de vraagzijde (eindgebruikers), de faciliterende zijde (management) en de aanbodzijde (ICT-leveranciers). Dit kan resulteren in:
-
Te dure systemen zonder de juiste functionaliteit
-
Eindgebruikers met onvoldoende kennis van de systemen
-
Rapportages die nutteloos in een la verdwijnen
-
Lange doorlooptijden voor gewenste aanpassingen
-
Algemene ontevredenheid en gelatenheid onder medewerkers
Functioneel beheer als krachtbron
Het positioneren en invullen van de afdeling functioneel beheer is geen eenvoudige opgave. Maar als een organisatie in staat is om de succesfactoren goed te implementeren en valkuilen te vermijden, dan verandert functioneel beheer van een kostenpost in een essentiële krachtbron. Een goed functionerende afdeling draagt bij aan efficiëntere bedrijfsprocessen, een betere samenwerking tussen business en ICT, en uiteindelijk aan het succes van de organisatie.
Gepubliceerd in
