Voorwaarden voor de Functioneel Beheerder

Als Functioneel Beheerder heb je een cruciale rol in het verbinden van de techniek met de gebruikersbehoeften. Maar wat heb jij nodig om deze rol optimaal uit te voeren? In dit blog gaan we in op de voorwaarden die essentieel zijn voor Functioneel Beheer, van de juiste vaardigheden en middelen tot de benodigde ondersteuning vanuit de organisatie. Welke basisvoorwaarden je moet hebben om als Functioneel Beheerder succesvol te kunnen opereren en waarde toe te voegen binnen je organisatie.

Duidelijk eigenaarschap en de koers van de organisatie

De rol van de Functioneel Beheerder is onderhevig aan verandering. Telkens meer verplaatst de focus van één systeem naar de coördinatie van het volledige informatiemanagement. En in deze overgang kan de Functioneel Beheerder tegen uitdagingen aanlopen die hem in het werk belemmeren. Sirona de Ruiter – Consultant bij IV-experts.com en samenwerkingspartner van Gladwell Academy – licht toe waarom eigenaarschap en een duidelijke organisatiekoers belangrijke voorwaarden zijn voor de Functioneel Beheerder.

Bewaker van verandering

De Functioneel Beheerder kan niet zonder een set soft skills. Denk aan communicatieve vaardigheden, empathisch vermogen, politiek inzicht, inlevingsvermogen en een duidelijke perceptie op de eigen rol. Het laatste component brengt uitdagingen met zich mee, omdat dit binnen organisaties vaak slecht wordt geborgd. De rol van Functioneel Beheerder is niet altijd helder en niemand voelt zich verantwoordelijk om dit te verduidelijken. Dat is een complicatie, want juist degenen die zich met informatiemanagement bezighouden zijn belangrijk voor de bewaking van organisatieverandering. Zij hebben immers zicht op de processen in de organisatie en weten hoe gebruikte systemen werken. Dat is een belangrijk startpunt voor elke ontwikkeling.

Impact van verandering

Ontwikkeling heeft impact op alle organisatievlakken. Stel dat er in het HR-systeem iets wijzigt, dan hoeft dat voor HR niets te betekenen maar voor de financiële afhandeling mogelijk wel. De business zelf overziet dat niet. Die kijkt alleen naar het eigen stukje en heeft geen inzicht in verdere consequenties. Verandering is vaak eenzijdig in een organisatie waardoor anderen in de weerstand schieten. Dat is een belangrijk inzicht voor de Functioneel Beheerder en binnen informatiemanagement. Doordachte coördinatie van de verandering creëert draagvlak; dat is een onmisbare basis. Als verandering georganiseerd wordt, kan er worden geanticipeerd. Denk aan:

• De organisatie informeren
• Het systeem aanpassen
• Processen nog een keer bekijken
• Organisatiebeleid borgen
• Wet- en regelgeving toetsen
• Nagaan of er niets tussen wal en schip valt

Eigenaarschap als drijfveer

Eigenaarschap zorgt voor duidelijkheid ten aanzien van de rol als Functioneel Beheerder. Het heeft echter nóg een toegevoegde waarde. Door eigenaarschap invulling te geven, wordt ook inzichtelijk welke mensen in de organisatie betrokken moeten worden bij een verandering. Bij ontwikkelingen is het namelijk essentieel dat de juiste mensen worden aangehaakt om het totaalplaatje te creëren. Als je weet waar je verantwoordelijk voor bent, ben je in staat om te zien:

• Zijn de taken en verantwoordelijkheden binnen mijn werk goed ingericht?
• Zijn de juiste mensen betrokken, zodat we die kunnen borgen of begeleiden?
• Zijn er zaken binnen de verandering die je naar je toe moet trekken?
• Pak je activiteiten op die niet tot jouw verantwoordelijkheid behoren? 
• Is er een gesprek met de organisatie nodig om samen de koers scherp te stellen?

Koers van de organisatie

De koers brengt in kaart waar een organisatie naartoe gaat en hoe de organisatie daar als geheel gaat komen. De gestelde pijlers bepalen de route: denk aan de meest efficiënte, effectieve of kostenbesparende aanpak. Dit soort keuzes kunnen alleen gemaakt worden als de pijlers duidelijk zijn; zowel intern als richting klanten. Wat is de stip op de horizon? Wat en wie wil de organisatie zijn? Als een organisatie bijvoorbeeld kostenbesparing als doel ziet, dan moeten er mogelijk minder kwalitatieve keuzes gemaakt worden om de kostenreductie waar te maken. Als een organisatie juist voor wendbaarheid gaat, dan moeten er knopen doorgehakt worden waardoor de organisatie flexibeler wordt of blijft. De systemen moeten dan soepel kunnen meebewegen bij wijzigingen. Dit kan inhouden dat er aan de voorkant voor werknemers en klanten weinig verandering merkbaar is, terwijl de systemen op de achtergrond grootschalige en kostbare aanpassingen ondergaan. De koers is de leidraad voor hoe de organisatie op de context reageert. Alleen zo kan de Functioneel Beheerder op het vlak van de informatievoorziening (mensen, middelen én processen) de juiste adviezen geven en keuzes maken. 

Opleiding Tactisch Functioneel Beheer

Vaak is bekend dat eigenaarschap ontbreekt, maar hoe kun je bewustwording van het belang transformeren naar een situatie waarin iedereen de verantwoordelijkheid werkelijk neemt? Tijdens de opleiding Tactisch Functioneel Beheer (voorheen bekend als Functioneel Beheer 3.0) van Gladwell Academy en IV-experts.com zijn dit onderwerpen van gesprek. Het helpt je om jouw functie beter te positioneren binnen de organisatie en om Functioneel Beheer-processen effectief in te richten. Door bij veranderingen de verschillende scenario’s in kaart te brengen, wordt duidelijk wat de impact is van de keuzes die er zijn. Het praktische programma ondersteunt je zodat jij vanuit kwaliteit en balans als intermediair kunt optreden tussen ontwikkelingen en de business.

Meer weten over de opleiding Tactisch Functioneel Beheer? Bekijk dan het programma en de inhoud van deze vierdaagse opleiding.