Voor een functioneel beheerder is het een bekend verhaal: Op elk verjaardagsfeest waar je komt moet je uitleggen wat je doet op het werk. Daar heb je dan iets te veel tijd voor nodig en de andere gasten op het feest haken al snel af. Want wat doet een functioneel beheerder eigenlijk? Elke organisatie heeft daar in de loop der jaren zijn eigen invulling aan gegeven en daardoor loopt de definitie en het takenpakket van de functie nogal uiteen. Het ligt er maar net aan wie je het vraagt.
Als je het aan ons vraagt, dan zal je al wel gemerkt hebben dat wij de term ‘functioneel beheerder’ steeds minder gebruiken. Wij spreken liever over de IV professional (InformatieVoorziening professional). Waarom dat is en waarom deze benaming volgens ons beter past, ga ik je uitleggen.
Je komt er achter hoe de tijdsgeest de ‘klassieke’ functioneel beheerder in dreigt te halen, en hoe jij als functioneel beheerder (lees IV professional) in deze veranderende tijd een nieuwe rol kan pakken. Ik ben ervan overtuigd dat, als je deze blog gelezen hebt, jij ook van mening zult zijn dat de term functioneel beheerder zijn langste tijd heeft gehad en dat het tijd is voor een rebranding; van functioneel beheerder naar IV professional!
Hoewel de inhoud van het werk van een functioneel beheerder sterk uiteen kan lopen, zijn de meeste van ons een soort woordvoerder en vertegenwoordiger van een business, werkzaam op het snijvlak van proces en techniek. Dat was in tijden van sterk opkomende automatisering ook echt noodzakelijk. Wie maakt de vertaalslag van het bedrijfsproces naar technische oplossingen? Wie bewaakt het nut en de noodzaak van die technische oplossingen? En wie zorgt ervoor dat de informatievoorziening altijd optimaal functioneert? Dat is de functioneel beheerder. Maar we zien dat de tijd deze opvatting aan het inhalen is.
Verandering door automatisering is inmiddels een constante en geen nieuwigheid meer. Gebruikers zijn digitaal steeds vaardiger en de partijen die de technische oplossing leveren communiceren niet meer in onbegrijpelijke taal. Gebruiker en techneut groeien naar elkaar toe. Is het dan nog wel nodig om hier een functioneel beheerder tussen te zetten? Wat ons betreft wel. Niet om die gebruiker en techneut op inhoud met elkaar te koppelen, dat kunnen ze inmiddels zelf wel. Maar wat organisaties vaak niet zo goed kunnen, is werken vanuit een holistisch gedachtegoed waar het de informatievoorziening betreft. In een tijd waarin organisaties enorme bakken aan data vergaren en regelgeving toeneemt komt een belangrijk aspect van het functioneel beheer steeds meer op de voorgrond: wie ziet welke informatie (uit de informatievoorziening), op welk moment en waarom?
Dat is waar de IV professional zijn of haar taak gaat vervullen. Iemand moet uit die brij van bedrijfsprocessen en -informatie een werkbaar proces destilleren wat zo optimaal mogelijk bijdraagt aan de doelstellingen. En dat is geen makkelijke opgave. Het is niet enkel een theoretisch vraagstuk wat met een flip-over en wat geeltjes opgelost kan worden. Het vereist onder andere kennis van de organisatie, kennis van de markt en kennis van techniek om de informatievoorziening zo in te richten dat het bruikbaar en begrijpelijk is, en dat verschilt per organisatie. Het neerzetten van een goede informatievoorziening is maatwerk, en dat is voor de voorzienbare toekomst dé kerntaak van de IV professional.
Dan helpt het niet dat de functioneel beheerder nu in veel organisaties nog gezien wordt als de partij die voor veel actuele problemen even kan worden ingevlogen als tijdelijke oplossing (die uiteindelijk toch een heel permanent karakter aanneemt). Als jij collega’s hebt die zo denken, neem ze dat dan vooral niet kwalijk. Zo gaat het op veel plekken, voor het oplossen van een probleem zoekt men nu eenmaal de kortste weg. Jij weet de weg in de organisatie en in de bergen van informatie dus het is logisch dat ze bij jou terecht komen. En het is enorm waardevol dat men jou ook op die momenten weet te vinden. Zo kun jij ervoor zorgen dat je dat moment gebruikt om het grotere geheel aan te kaarten en aan te pakken in plaats van het blijven blussen van de brandjes.
Dat is dan ook de boodschap die wij uitdragen. Kijk anders naar je informatievoorziening. Wat nodig is, is niet iemand die alleen de ‘korte-termijn-problemen’ oplost, maar iemand die een integrale oplossing voor de informatievoorziening voor jouw organisatie ontwikkelt. Net zoals de brandweer niet alleen een brand komt blussen maar ook iets aan brandpreventie doet, zo kan de IV professional ervoor zorgen dat niet alleen de calamiteiten worden aangepakt, maar dat de gaten in het informatievoorzieningsproces toekomstbestendig worden gedicht.
Daarom is een rebranding van het vakgebied (en de rol van de functioneel beheerder) ook zo krachtig. Het is niet zo dat jouw functietitel opeens ‘meer waard’ wordt, maar het biedt je absoluut de kans om ervoor te zorgen dat jij de rol kan pakken die jouw organisatie en de informatievoorziening nu én in de toekomst nodig heeft.
Op verjaardagsfeesten heb je geen 10 minuten meer nodig om uit te leggen wat je nu precies doet, omdat je als IV-professional nog maar één zin nodig hebt om je kerntaak te omschrijven: “ik ga over de informatiestromen binnen mijn bedrijf, en zorg ervoor dat iedereen beschikking heeft over de juiste informatie om hun werk het beste te kunnen doen, op het juiste moment.” En dat verhaal is het verhaal dat jij ook gaat vertellen in jouw organisatie.
Door duidelijk te kunnen omschrijven wat we doen kunnen wij als IV professional echt onze rol pakken en de informatievoorziening optimaal inrichten om de bedrijfsprocessen te ondersteunen. Zo kunnen we stoppen met het blussen van brandjes, maar de onderliggende oorzaak aanpakken, de informatievoorziening op orde brengen en zorgen we ervoor dat de juiste mensen, de juiste informatie op het juiste moment te zien krijgen.
Functioneel beheer overbodig? Nee. Maar om de meeste waarde te kunnen toevoegen in jouw rol is het tijd voor een rebranding van jouw functie. Van functioneel beheerder naar IV professional.
Meer weten over de rol van de IV professional? Op onze pizzasessie XL van 24 mei 2022 kun je hier een break-out over volgen! Koop je ticket hier.