Herken je de stressvolle situaties rondom vakanties, zoals onverwachte telefoontjes of vragen die makkelijk te voorkomen waren? Veel mensen worstelen met het goed overdragen van hun werk. Wat vaak leidt tot onnodige zorgen tijdens hun afwezigheid. In deze blog bespreken we hoe je met een sterke informatievoorziening en een goede voorbereiding zorgt voor een soepele overdracht. Lees verder voor tips en inzichten waarmee jij én je collega’s ontspannen kunnen genieten van een welverdiende vakantie!
Gekscherend zeggen we wel eens; 'Jij kan niet op vakantie want dan valt alles in elkaar'. Of: 'Als er echt iets is, dan kan je mij bereiken'. En deze heb je vast ook weleens gehoord of misschien zelf gezegd: 'Ik neem voor de zekerheid mijn laptop mee'. Maar dat is natuurlijk niet de bedoeling.
Nog een andere herkenbare situatie: Je bent toch gebeld tijdens jouw vakantie voor een vraag waarvan jij denkt: 'als ze even goed hadden gelezen, dan hadden ze het zelf ook kunnen weten en mij niet hoeven te storen. Volgend jaar doen we dit anders!'
Hoe goed zijn we in een overdracht?
Ik bedoel niet de collega’s die ‘loslaten’ moeilijk vinden. En ik heb het ook niet over de mensen die een dergelijke verantwoordelijke functie hebben waarbij het echt noodzakelijk is, zoals een crisisteam die op onvoorziene tijden juist in actie moeten komen. Ik heb het over de medewerkers die werkzaamheden uitvoeren die cruciaal zijn voor de continuïteit van de business. En wanneer zij die zelf niet uitvoeren, de continuïteit in gevaar komt.
Graag leg ik uit waarom ik als IV-professional bij dergelijke momenten ‘aansla’. Ik kan hier namelijk zoveel onderdelen voor de informatievoorziening uit halen. Als jij jouw werk (tijdelijk) moet overdragen dan zijn daar, voor degene die het moet overnemen, voorwaarden aan verbonden. In het geval dat er überhaupt iemand is die dat kan doen.
Een goede overdracht, een ontspannen vakantie
Het is misschien overbodig om te zeggen, maar eigenlijk werk je het hele jaar met elkaar samen zodat je voor elkaar kan invallen als dat nodig is. Stap niet in de valkuil dat je pas enkele dagen voor de vakantie begint met ‘van elkaar leren’. Het goed kunnen overdragen van werk valt en staat met het op orde hebben van de informatievoorziening.
De onderdelen van een soepele overdracht
- Autorisatie
- Documentatie
- Handleidingen
Zorg dat er handleidingen ter beschikking zijn waarin terug te vinden is hoe de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en waarop moet worden gelet. Dat kan echt heel simpel met een verwijzing naar waar de handleiding staat. Geen handleiding? Ai, dan heb je nog even werk aan de winkel.
- Planning
- Contactinformatie
- Workflows
Lijkt het bovenstaande niet op een IV-onderwerp? Dat is het zeer zeker wel. Het gaat er namelijk om, dat je je collega voorziet van de informatie en de juiste inrichting die nodig is om werkzaamheden uit te kunnen voeren.
Vijf tips voor een sterke overdracht
Nog meer ideeën om jouw overdrachten in de toekomsten minder stressvol te maken? Ja, heb ik! Hier zijn nog vijf tips voor je:
- Interview elkaar als collega’s. Verrassend genoeg kan de collega die jouw taken dient over te nemen, hier de leiding in nemen. Wat heeft hij/zij nodig om dit zo goed mogelijk uit te voeren.
- Noteer de komende tijd aan het einde van de werkdag wat je hebt uitgevoerd. Maak hier een lijst van.
- Koppel aan elke taak op de lijst de vraag: waar staat beschreven dat ik dit moet uitvoeren.
- Koppel aan elke taak op de lijst de vraag: waar staat beschreven hoe ik deze werkzaamheid uitvoer.
- Structureel in de jaarplanning opnemen dat er tijd is om van elkaar te leren om voor elkaar te kunnen invallen. Maak er een leuke ‘leerweek’ van of een snuffelstage.
Conclusie
Een goede overdracht is essentieel voor zowel jouw rust tijdens de vakantie als de continuïteit van het werk. Dit vraagt om meer dan een snelle instructie vlak voor vertrek: structurele documentatie, heldere werkinstructies, en een goede voorbereiding door het jaar heen zijn cruciaal. Zorg dat collega’s beschikken over autorisaties, handleidingen, planningen, contactinformatie en geoptimaliseerde workflows. Zie de overdracht als een samenwerking waarin informatievoorziening centraal staat. Met een paar eenvoudige tips, zoals regelmatig bijhouden van je taken en tijd plannen om van elkaar te leren, wordt de overdracht minder stressvol en blijft de organisatie soepel draaien in jouw afwezigheid.
Gepubliceerd in
