De rol van functioneel beheer binnen organisaties verandert in hoog tempo. Waar je als functioneel beheerder vroeger vooral verantwoordelijk was voor het operationeel houden van systemen en het ondersteunen van eindgebruikers, schuift de rol steeds meer op naar die van een tactisch of strategische partner.
De toenemende digitalisering, de complexiteit van IT-systemen en de behoefte aan meer agile en datagedreven werkwijzen vragen om een herdefiniëring van wat functioneel beheer inhoudt. In deze blog verkennen we de veranderende rol van jou als functioneel beheerder, welke nieuwe vaardigheden belangrijk zijn en hoe deze functie steeds meer bijdraagt aan de strategische doelen van organisaties.
Wat is functioneel beheer?
Functioneel beheer richt zich op het beheren en optimaliseren van bedrijfsapplicaties, waarbij de focus ligt op het afstemmen van deze systemen op de behoeften van de gebruikers. Dit omvat taken zoals het beheren van gebruikersaccounts, het configureren van systemen, het oplossen van incidenten en het doorvoeren van wijzigingen. Functioneel beheerders treden op als de schakel tussen de business en IT, en zorgen ervoor dat IT-systemen optimaal bijdragen aan de bedrijfsvoering.
Traditioneel lag de nadruk vooral op reactieve ondersteuning: het oplossen van problemen en het beheren van bestaande systemen. Maar door de toenemende integratie van technologie in alle facetten van de organisatie, wordt van functioneel beheerders steeds meer gevraagd dat ze proactief meedenken over verbeteringen en optimalisaties.
De drijvende krachten achter de verandering voor functioneel beheer
1. Digitale transformatie
De voortdurende digitale transformatie binnen organisaties vraagt om een diepere betrokkenheid van jou als functioneel beheerder. Bedrijfsprocessen worden steeds meer gedreven door IT-oplossingen, van CRM-systemen tot ERP-software. Je speelt als functioneel beheerder een cruciale rol bij de implementatie en optimalisatie van deze digitale tools. Lees ook de whitepaper 'functioneel beheer in een SaaS-omgeving'.
2. Agile werkwijzen
Steeds meer organisaties omarmen agile werkmethoden, zoals Scrum en SAFe, waarbij wendbaarheid en samenwerking tussen verschillende teams centraal staan. In dit kader is de traditionele, reactieve rol van jou als functioneel beheerder niet langer voldoende. Je wordt nu gevraagd om actief deel te nemen aan agile teams en continu verbeteringen van bedrijfsapplicaties en processen door te voeren.
3. Datagedreven besluitvorming
De groeiende focus op data-analyse en het gebruik van bedrijfsdata om strategische beslissingen te nemen, betekent dat je als functioneel beheerder je kennis van data en analytics moeten vergroten. Je bent vaak verantwoordelijk voor systemen die gegevens genereren, opslaan en analyseren. Daarom moet je goed begrijpen hoe deze data optimaal gebruikt kan worden.
4. Veranderende gebruikersbehoeften
Gebruikers verwachten steeds intuïtievere en gebruiksvriendelijkere systemen, mede door de ervaring die ze opdoen met consumententechnologie. Je moet als functioneel beheerder meer dan ooit in staat zijn om gebruikerservaringen te optimaliseren. En om een brug te slaan tussen wat de gebruikers nodig hebben en wat de IT-systemen kunnen bieden.
De nieuwe rol van de functioneel beheerder
1. Van reactief naar proactief
In plaats van simpelweg te reageren op incidenten en supportvragen, wordt er van jou als functioneel beheerder verwacht dat je actief verbeteringsmogelijkheden signaleert. Dit betekent dat je bedrijfsprocessen diepgaand moet begrijpen en proactief nieuwe functionaliteiten en innovaties moet voorstellen, die de bedrijfsvoering verbeteren.
2. Strategische partner voor de business
Als functioneel beheerder werk je steeds nauwer samen met andere afdelingen om te zorgen dat IT-systemen de bedrijfsdoelen ondersteunen. Je vertaalt de wensen van de business naar technologische oplossingen. En je helpt bij de implementatie van nieuwe tools en processen. Dit vraagt om goede communicatieve vaardigheden en een diepgaand inzicht in de strategie van de organisatie.
Voorbeeld: Je helpt als functioneel beheerder bij de introductie van een nieuw CRM-systeem. Dat doe je niet alleen door technische configuraties uit te voeren, maar ook door te adviseren hoe dit systeem de klantrelatieprocessen kan verbeteren en welke gegevens het meest waardevol zijn voor besluitvorming.
3. Adviseren over innovatie en verandering
Met de opkomst van cloud-gebaseerde oplossingen, AI, en Robotic Process Automation (RPA) krijg je als functioneel beheerder steeds meer te maken met innovatieve technologieën. Je wordt gevraagd om advies te geven over welke technologieën het beste passen bij de behoeften van de organisatie en hoe deze kunnen worden geïntegreerd met bestaande systemen.
Voorbeeld: Je bent als functioneel beheerder betrokken bij de keuze van een cloud-platform. Je beoordeelt daarbij niet alleen de technische vereisten, maar je kijkt ook naar de impact op het werk van eindgebruikers en de schaalbaarheid van het systeem.
4. Beheer van gegevens en informatie
In een wereld waarin data steeds waardevoller wordt, moet je als functioneel beheerder helpen om de datastromen binnen de organisatie effectief te beheren. Je moet inzicht hebben in de kwaliteit, veiligheid en toegankelijkheid van data. En je moet in staat zijn om deze gegevens te gebruiken voor analyse en rapportage.
Voorbeeld: Je bent als functioneel beheerder verantwoordelijk voor het opzetten van dashboards en rapportagesystemen. Daarmee hebben afdelingen realtime toegang tot relevante informatie voor hun besluitvorming.
5. Betrokkenheid bij agile teams
In een agile organisatie ben je als functioneel beheerder vaak een volwaardig onderdeel van agile teams. Je werkt samen met product owners, developers en andere stakeholders om continu oplossingen te ontwikkelen die aansluiten bij de behoeften van de gebruikers. Dit vereist een flexibele werkhouding en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende projecten en prioriteiten.
Voorbeeld: In een scrum-team neem je als functioneel beheerder deel aan sprintplanningen en reviewsessies, waarbij je input levert over nieuwe functionaliteiten en verbeteringen op basis van feedback van eindgebruikers.
Lees ook het artikel 'Functioneel Beheer + Agile = Magie' om je hier verder in te verdiepen.
Nieuwe vaardigheden voor de moderne functioneel beheerder
Om succesvol te zijn in deze veranderende rol, moet je als functioneel beheerder je vaardigheden uitbreiden. Een aantal belangrijke vaardigheden:
- Analytisch vermogen: Begrip van data en het vermogen om inzichten te halen uit grote hoeveelheden informatie is cruciaal. Je moet kunnen werken met rapportage- en analysetools.
- Communicatie en samenwerking: Effectieve communicatie met zowel technische teams als zakelijke stakeholders is van vitaal belang om ervoor te zorgen dat systemen en processen goed aansluiten op de bedrijfsdoelen.
- Technische kennis: Hoewel je als functioneel beheerder geen ontwikkelaar hoeft te zijn, is basiskennis van moderne technologieën zoals cloud, API-integraties en databases een groot voordeel.
- Verandermanagement: Als functioneel beheerder moet je gebruikers helpen omgaan met nieuwe systemen en processen. Kennis van verandermanagementtechnieken helpt je om deze transities soepeler te laten verlopen.
- Agile methodologieën: Het werken in een agile omgeving vraagt om kennis van methodologieën zoals Scrum of SAFe, waarbij je flexibel meewerkt aan de continue verbetering van systemen en processen.
Conclusie
De rol van functioneel beheer evolueert snel van een ondersteunende naar een meer tactisch of strategische functie binnen organisaties. Door de opkomst van digitale transformatie, agile werken en datagedreven besluitvorming, ben je als functioneel beheerder steeds vaker betrokken bij het vormgeven van de toekomst van jouw organisatie. Je bent een cruciale schakel tussen technologie en bedrijfsdoelen en je speelt een belangrijke rol in het succesvol implementeren en optimaliseren van systemen.
Voor jou als functioneel beheerder betekent deze transitie een kans om jezelf verder te ontwikkelen tot een onmisbare strategische partner binnen jouw organisatie. De toekomst van functioneel beheer ligt in het vermogen om proactief waarde toe te voegen door innovatie, datagedreven inzichten en effectieve samenwerking met alle lagen van de organisatie.
Gepubliceerd in
